Yuuuuuu

這算是個新卒初闖社會叢林的小經驗

受了不少毒蛇猛獸攻擊但也算是學習了不少求生技巧

去年從日本回來後，因為想繼續在工作上使用日文而進入了台中一家頗具規模的上市公司擔任日本線業務助理

公司在台灣、大陸、越南設有數個工廠，且更於美歐日等地皆設有分公司

當初站在公司門口看著精心設計的建築與造景，仿佛覺得將要踏上不平凡的未來般的充滿熱血

公司近幾年開始把打入日本市場放在公司發展重點之一，因此除了日本事務所的設置外，也積極在日本爭取參展機會擴大客源

我和另一個業助就是在這樣的背景下一起被找了進來專職處理日本線助理事務

基本上，我們負責的工作如下：

1業務所有交辦事項
2與客戶保持聯繫
3處裡並追蹤客戶訂單
4提供出貨文件，協助業務控管出貨
5協助業務處理銷售相關內部行政文件

也就是與配合業務一起對應客戶，執行業務下達的指令並協助業務處理內部庶務

一開始進去我們必須先學會操作包括Oracle等數個系統

並拿到了幾個新人訓練的影音檔和幾本公司產品型錄

剛進去的前三週，除了系統教學主管有安排老鳥業助負責上課外

剩下的時間就讓我們跟公司網頁乾瞪眼，並和這些我大腦無法理解而且聽兩分鐘就可以睡著的影音檔搏鬥

因為我配合的業務剛好到大陸出差，且忙的水深火熱，實在無暇和我聯繫

另外就只剩一個業務，同時也是日本線主管

但他同樣忙於自己的案件和代處理出差中業務的案件，同樣沒空帶我們兩個菜鳥

會不會覺得奇怪，那麼大間公司，而且說要打入日本市場居然才只有兩個日文業務？！！！

沒錯！這就是之後我們兩個業助的折磨開端

 之後在日本事務所努力跑CASE下，新案件如排山倒海般湧進來

人力明顯缺乏以至於我們兩個業助漸漸的被迫兼做業務

第四個禮拜我配合的業務雖然回來了

但就是這麼剛好，有兩組日本客戶訪問大陸廠的時間強碰

因此另一個業務便帶著他茫然而手足無措的業助到大陸廠出差去了

不知道該說是屋漏偏逢連夜雨，還是日本客戶真的都很有默契

同時間台灣也來了兩組日本客戶

我也就這麼茫然而手足無措的來到會議室

獨立負責其中一位客戶和公司開發技術員關於產品合作開發案的主導翻譯

如果當時有人告訴我說：「你不是在日本待了一年嗎？口譯應該沒問題吧！」

我一定會立馬給他一記迴旋踢，且會不偏不倚踢在他鼻樑上

會日文、能和日本人溝通≠知道日文裡所有天文地理化學物理相關辭彙好嗎！！！！！

會議上充斥著「二極管」「電解電容」「示波器」「落下試驗」等等我連中文都沒聽過的詞

更別說中翻日日翻中了

大多時候只能含淚望著日本客戶跟他坦白我不懂請他畫圖說明

幸好日本客戶對於我才進來不到一個月就被推上戰場的處境頗為同情

楚楚可憐的望了他一眼後，他都會笑一下然後開始畫圖（人超好～～～～～～～～）

每當日本客戶來訪時我們通常都需要陪同用餐

沒有長官的情況下還算氣氛輕鬆愉快，只要盡量想話題讓場子熱絡就好

但長官在場時就完全是另一種煉獄

這一次兩組客戶為期五天的訪問，其中一個晚上老闆出馬陪同客戶用餐

吃的是台中市某家極為高檔豪華的鮮魚餐廳，但老實說我至今對於這家餐廳的料理一點印象都沒有

當下必須非常專注於老闆講的想當年故事和客戶的回覆

因為老闆下一秒可能就會指著你叫你翻譯

恍神翻不出來的話就不知道下一盤菜是魚被蒸還是我被蒸

以至於整晚完全不知道我吃了什麼般的食不知味

終於結束了折磨的晚餐後，日本客戶暗示想去二次會，也就是要續攤

這時通常業務會帶他們到有小姐的日式卡拉OK店唱歌

更有財力魄力的公司可能就會帶去像金錢喵那樣的高級酒店

但像我們這家頗摳門的公司只會同意帶到日式卡拉OK，而且還要視客戶職階而定

於是，在我進入公司約莫一個月，我接待了日本客戶、現場口譯、和老闆吃飯、還去了有小姐的卡拉OK

更了不得的是我還累積了一堆加班時數

只是這數字高低和你的薪水一點關係都沒有

沒錯！因為我們採用的是資本家用來剝削員工的新伎倆－「責任制」

意味著你有責任把你負責的任務完成

如果你在正常上下班時間內沒辦法完成所有任務，留下來加班或利用其他時間來完成也是你該負的責任

即使加班到爆肝過勞，既然是你的職責就當然沒有立場要求加班費

然而，公司大概也怕如此刻薄的規定逼走一堆員工

於是設了「補休」的制度來讓員工能將加班時數轉變為休假時數

但這又是資本家另一個陰謀了

一個員工在正常時間內工作都做不完每天加班了，他難道還會有那個閒情逸致美國時間休假嗎

就算擠出時間休假，也最好要請上帝保佑你負責的事務不會在你休假的時候剛好出包

後來另一個業助從大陸回來後向我訴苦他在大陸的悲慘遭遇

well, 就是和我一模一樣的新人魔鬼訓練營

後來新案件越來越多，超出了兩個業務的負荷

 於是日本線主管召集日本線成員開會，討論未來工作劃分

「有鑑於今年開始日本線案件的增加，但礙於人手不足

希望兩位業助能共體時艱，協助新案件的對應

以期明年日本線業績的大幅成長」

似乎歷史上很多的陰謀大會都會有類似冠冕堂皇的發言

就這樣，在我們還無法冷靜下來思考這段發言的陰謀時，我們已經開始參與新案件的對應與報價

基本上，公司的日本事務所將新案件pass回本社後，就由本社的業務開始負責後續評估及接案

程序大致上如下：

確認是ODM或是OEM→將規格請RD人員評估是否能做→若可則報價給客戶→客人若接受價格則送樣

→客戶確認樣品沒問題後試產→試產產品沒問題則進入量產

雖然大多是以電子郵件往來，但郵件內容仍然充滿令人眼花撩亂的專業辭彙

有時候甚至必須翻譯整份日文規格書

如果又有人說：「啊不就把郵件內容翻譯給公司相關人員而已嗎？」

我準備好再以迴旋踢反擊，這次瞄準他的太陽穴

比較急的客戶甚至會直接打電話過來詢問，這時候專業辭彙的境界提高到了聽力及口語的程度

電話中沒辦法以無辜的水汪汪大眼像客戶求助，就只能請客戶說慢一點將關鍵字作筆記

後續回去對照郵件大致上就可以了解他想表達什麼

另一個在接案時非常重要的環節就是「報價」

報出去的價格將影響公司盈虧，因此每一類產品都有對應的計算成本的公式

還有很多「眉眉角角」要注意

這些也不會有人特別教你，全得靠你一步一步慢慢問，再透過反覆接觸慢慢熟練

但總之，最終報價決定權仍然掌握在部門經理手上

但他決定價格的思考脈絡就毫無公式可言

大概就是看他心情以及當天有沒有宿醉

因此大約95%的案件在報價階段就會lost

以上描述了許多工作內容，事實上都算是包含在一個「業務」的職責裡頭

但我實際上的職位是「業助」，因此還有更多屬於我原本職責內的拉拉雜雜工作事項尚未提及

有人說一個成功老闆的背後一定有個優秀的助理／秘書

套用在一個成功業務身上應該也相當符合，一個優秀的業助才能讓業務無後顧之憂出門衝業績

因為業助替業務處理的內部工作簡直無所不包

必須擁有文書處理技能、國貿基本知識、有條不紊的清晰腦袋，還必須和公司各部門建立良好關係

再列舉業助職責內容大致上包含：

1業務所有交辦事項
2與客戶保持聯繫
3處裡並追蹤客戶訂單
4提供出貨文件，協助業務控管出貨
5協助業務處理銷售相關內部行政文件

3.4.5算是每月需處理的一般庶務

客戶下單來後，業助將其處理成內部生產指令，並隨時注意交期，適時安排出貨

看似簡單但其實要學習的基本知識相當多

比方說要知道每個貿易條件代表的意義、要清楚貨物出口基本程序和相關規定條款、

對於日文業助來說，還要熟悉「棧板」、「B/L」、「嘜頭」等出貨相關日文辭彙

每月也須製作文件向客戶請款，並在客戶匯款進來時處理沖款事宜

另外，若不幸客戶通知有不良品，業助也必須處理後續rework等相關事宜

對於我這個非日文、非國貿本科系的菜鳥來說，著實好幾次都讓我瀕臨崩潰邊緣

有幾次貨出了才赫然發現報關文件金額有錯，嚇得我屁滾尿流

一票幾十萬美金的貨出了任何差錯可真的不是洗個碗擦個地就賠償得起的

然後第1.2項就有相當大的模糊地帶了

「業務所有交辦事項」也就是EVERYTHING

EVERY FUCKING THING!!!!!

我做過最莫名其妙的一件就是合約的「中翻英」

你沒看錯，就是中文翻譯成英文

我不是日文業助嗎？！！！！為何要翻譯什麼鳥英文

因為業助要確實執行「業務所有交辦事項」啊！

某天日本線主管對我說：「面試那時候看你的履歷，聽說你英文很好啊！」

我直覺大事不妙的回答道：「沒有很好啊，，，就普通而已，，，」

主管完全不理會我的回答，繼續說：「那我這邊有一段合約要翻成英文，你幫我翻一下。」

WTF!!!!!!!!!!!

「喔，，，好吧！我試試看」

一個新人面對主管除了上述回答之外還能說什麼呢

突然覺得我在面試時暴露了自己其他技能似乎不是加分而是挖洞給自己跳

有時候會聽到其他非日本線業助會這麼對他們的業務說：「這是你們業務自己要負責去和客戶溝通的，我不知道喔！」

極度羨慕

因為我們有某些事想請業務協助確認時，會得到「你直接跟客戶確認吧！CC我就好」的回覆

「喔，，，好」我們通常也都只能孬孬的點頭認命開始發信件給客戶

到最後我們要自己跟客戶確認的事項就越來越多了

但這似乎也涵蓋在第2項的「與客戶保持聯繫」裡面，好像也沒什麼身分立場能說什麼了

這一年的日文業助工作，在以上的魔鬼訓練下

老實說國際貿易進出口、電腦系統操作、以及和客人的應對進退都學到很多

很多經驗、知識甚至是人脈，對於往後的生涯發展來說都相當寶貴

很多人在考慮是否要從事日文業務相關的工作時，想到要和日本客戶洽商連繫就卻步了

但對我說，反而客戶來訪時和客戶一起待在會議室的時間都有種逃離的放鬆感

日本客戶人都非常風趣友善，熟了之後有時候連敬語都不用了

有時看你這麼晚還再發信還會關心你要你保重身體

甚至每次來公司訪問時還會額外帶給你的小禮物

雖然我最後還是因為對於部門的經營理念和主管的領導方式無法苟同而選擇離開了

但光是和日本客戶建立起來的關係和一年魔鬼訓練下學到的技能對新鮮人來說也算是相當難得的經驗囉